Ratgeber · Checkliste
Hausverwaltung auswählen: 15 Fragen vor dem Vertrag
Ob erste Verwaltung oder Wechsel: Mit diesen Fragen erkennen Sie im Gespräch schnell, ob eine Hausverwaltung zu Ihnen und Ihrem Objekt passt. Stand: Oktober 2026.
Von Marc-André LasarzInhaber Malos Immobilien · Geprüfter Immobilienfachwirt (IHK)Das Wichtigste in Kürze
- Wer Wohnimmobilien für andere verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung – fragen Sie danach.
- Für Eigentümergemeinschaften gilt: Jeder Eigentümer kann einen zertifizierten Verwalter verlangen.
- Ein fester, gut erreichbarer Ansprechpartner ist im Alltag wichtiger als jede Hochglanz-Broschüre.
- Gelder der Eigentümer gehören auf eigene Konten, Mietkautionen müssen getrennt angelegt werden.
- Vergleichen Sie Angebote nur mit gleichem Leistungsumfang und vollständiger Liste der Sondervergütungen.
Fragen 1–4
Zulassung und Absicherung
1. Haben Sie eine Erlaubnis nach § 34c GewO?
Wer Wohnimmobilien für andere verwaltet – als Mietverwalter oder WEG-Verwalter –, braucht seit 2018 eine Erlaubnis der Gewerbebehörde. Lassen Sie sich die Erlaubnis zeigen oder fragen Sie, welche Behörde sie erteilt hat.
2. Wie sind Sie gegen Vermögensschäden versichert?
Wohnimmobilienverwalter müssen eine Berufshaftpflichtversicherung haben – mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1 Million Euro im Jahr. Sie greift, wenn durch einen Fehler der Verwaltung ein Schaden entsteht, etwa eine versäumte Frist.
3. Erfüllen Sie die Anforderungen an einen zertifizierten Verwalter?
Für Eigentümergemeinschaften wichtig: Jeder Wohnungseigentümer kann verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (Ausnahme: kleine Gemeinschaften unter neun Einheiten mit einem Eigentümer als Verwalter). Gleichgestellt sind bestimmte Abschlüsse – etwa Geprüfter Immobilienfachwirt (IHK), Immobilienkaufleute oder ein immobilienwirtschaftliches Studium.
4. Wie halten Sie Ihr Fachwissen aktuell?
Mietrecht, WEG-Recht und Heizkostenverordnung ändern sich laufend. Wohnimmobilienverwalter sind gesetzlich zur regelmäßigen Weiterbildung verpflichtet – fragen Sie ruhig, zu welchen Themen zuletzt.
Fragen 5–8
Erreichbarkeit und Ansprechpartner
5. Wer ist mein fester Ansprechpartner – und wer vertritt ihn?
Viele Eigentümer wechseln die Verwaltung, weil sie ständig neue Sachbearbeiter haben. Fragen Sie nach einem Namen und danach, wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt.
6. Wie schnell melden Sie sich bei Anfragen?
Eine konkrete Antwort („in der Regel am gleichen Werktag“) ist mehr wert als „schnellstmöglich“. Fragen Sie auch, über welche Wege Mieter Schäden melden können.
7. Was passiert bei einem Notfall am Wochenende?
Rohrbruch oder Heizungsausfall halten sich nicht an Bürozeiten. Gute Verwaltungen haben feste Notdienst-Handwerker und eine klare Regel, wer wann informiert wird.
8. Wie weit ist Ihr Büro vom Objekt entfernt?
Für Besichtigungen, Übergaben und Handwerkertermine zählt die Nähe. Eine Verwaltung, die das Objekt nur vom Papier kennt, bemerkt Probleme oft zu spät.
Fragen 9–11
Geld, Konten und Abrechnung
9. Auf welchen Konten liegen Mieten, Hausgeld und Kautionen?
Gelder der Eigentümer gehören nicht auf das Geschäftskonto der Verwaltung. Mietkautionen müssen getrennt vom übrigen Vermögen angelegt werden (§ 551 BGB), das Hausgeld einer WEG liegt auf einem Konto der Gemeinschaft.
10. Darf ich eine Beispiel-Abrechnung sehen?
An einer anonymisierten Nebenkosten- oder Jahresabrechnung erkennen Sie sofort, ob die Verwaltung verständlich und vollständig arbeitet. Fragen Sie auch, bis wann die Abrechnung erfahrungsgemäß fertig ist.
11. Wie erhalte ich Einblick in Belege und den Stand meines Objekts?
Ob regelmäßiger Bericht, Belegeinsicht im Büro oder digitale Ablage: Wichtig ist, dass Sie jederzeit nachvollziehen können, wofür Geld ausgegeben wurde.
Fragen 12–15
Vertrag und Kosten
12. Was ist in der Grundvergütung enthalten – und was kostet extra?
Die monatliche Pauschale je Einheit ist nur ein Teil. Lassen Sie sich schriftlich geben, wofür Sondervergütungen anfallen – zum Beispiel für zusätzliche Versammlungen, Mahnverfahren, Neuvermietung oder die Begleitung größerer Baumaßnahmen. Nur so lassen sich Angebote vergleichen.
13. Wie lange läuft der Vertrag und wie kann ich kündigen?
Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. In einer WEG darf der Verwalter höchstens fünf Jahre bestellt werden, bei einer neuen Gemeinschaft beim ersten Mal höchstens drei Jahre.
14. Bis zu welchem Betrag beauftragen Sie Handwerker ohne Rückfrage?
Eine klare Wertgrenze schützt vor Überraschungen und hält trotzdem kleine Reparaturen schnell. Fragen Sie auch, ob bei größeren Aufträgen Vergleichsangebote eingeholt werden.
15. Wie läuft die Übernahme von meiner bisherigen Verwaltung?
Wer fordert Unterlagen, Schlüssel und Gelder an? Wer informiert Mieter, Versorger und Dienstleister? Eine erfahrene Verwaltung hat dafür einen festen Ablauf und nimmt Ihnen den Großteil ab.
Vorsicht
Fünf Warnsignale im Gespräch
- Auf die Frage nach der § 34c-Erlaubnis oder der Versicherung kommt keine klare Antwort.
- Das Angebot nennt nur eine Pauschale, aber keine Liste der Sondervergütungen.
- Gelder sollen über ein Konto der Verwaltung laufen, nicht über ein Konto des Eigentümers oder der Gemeinschaft.
- Der Vertrag verlängert sich automatisch über viele Jahre, ohne dass Sie widersprechen können.
- Schon vor Vertragsschluss sind Rückrufe und Antworten langsam – nach der Unterschrift wird es selten besser.
Sie sind mit Ihrer jetzigen Verwaltung unzufrieden? Wie Sie Fristen prüfen und sauber kündigen, zeigen die Ratgeber Hausverwaltung kündigen (mit Muster-Kündigungsschreiben) und Hausverwaltung wechseln. Für Eigentümergemeinschaften gibt es den Ratgeber Verwalterwechsel in der WEG und die Checkliste zum Ausdrucken.
Malos Immobilien
Fragen Sie uns gern genau das
Wir sind eine inhabergeführte Hausverwaltung mit Sitz in der Katharinenstraße in Osnabrück und verwalten Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnungen und Eigentümergemeinschaften in der Stadt und im Umkreis von rund 20 Kilometern. Wir haben die Erlaubnis nach § 34c GewO, Sie bekommen einen festen Ansprechpartner, und auf Anfragen antworten wir in der Regel noch am gleichen Werktag.
Stellen Sie uns die Fragen dieser Liste ruhig im Erstgespräch – wir beantworten sie gern. Mehr über uns und unsere Arbeitsweise lesen Sie auf der Seite Über uns; was eine Verwaltung kostet, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung?
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Hausverwaltung auswählen – kurz erklärt
Worauf sollte ich bei der Wahl einer Hausverwaltung achten?
Auf fünf Dinge: die Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung, einen festen und gut erreichbaren Ansprechpartner, saubere Kontenführung mit getrennten Geldern, verständliche Abrechnungen und einen klaren Vertrag, in dem auch alle Sondervergütungen stehen. Vergleichen Sie zwei bis drei Angebote mit gleichem Leistungsumfang.
Braucht eine Hausverwaltung eine Erlaubnis?
Ja. Wer Wohnimmobilien für andere verwaltet – Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung –, braucht seit dem 1. August 2018 eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung. Außerdem besteht eine regelmäßige Weiterbildungspflicht.
Was ist ein zertifizierter Verwalter?
Ein WEG-Verwalter, der vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung nach § 26a WEG abgelegt hat. Einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind unter anderem Geprüfte Immobilienfachwirte (IHK), Immobilienkaufleute und Personen mit einem immobilienwirtschaftlichen Hochschulabschluss. Jeder Wohnungseigentümer kann verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt – außer bei kleinen Gemeinschaften unter neun Einheiten, die ein Eigentümer selbst verwaltet.
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Zwei bis drei Angebote reichen in der Regel. Wichtig ist, dass alle denselben Leistungsumfang beschreiben und die Sondervergütungen offenlegen – sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Ein persönliches Gespräch am Objekt sagt oft mehr als jedes Angebot.
Was kostet eine Hausverwaltung?
Üblich ist eine monatliche Pauschale je Einheit; die Höhe hängt von Objekt, Größe und Leistungsumfang ab. Richtwerte und Einflussfaktoren für Osnabrück und Umgebung finden Sie im Ratgeber „Was kostet eine Hausverwaltung?“.
Quellen
Rechtsgrundlagen zum Nachlesen
Die in diesem Ratgeber genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut – bereitgestellt vom Bundesministerium der Justiz auf gesetze-im-internet.de.
- § 34c GewO – Erlaubnispflicht für Wohnimmobilienverwalter
- § 15 MaBV – Berufshaftpflichtversicherung des Wohnimmobilienverwalters
- § 26 WEG – Bestellung und Abberufung des Verwalters, Höchstdauer
- § 26a WEG – Zertifizierter Verwalter
- § 19 WEG – Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters
- § 7 ZertVerwV – Gleichstellung mit dem zertifizierten Verwalter
- § 551 BGB – Anlage der Mietkaution getrennt vom Vermögen des Vermieters
Gesetze ändern sich. Maßgeblich ist immer der aktuelle Gesetzestext; dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.