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Checkliste Verwalterwechsel
Alle Schritte beim Wechsel der Hausverwaltung – einmal für Vermieter mit Mietverwaltung, einmal für Eigentümergemeinschaften (WEG).
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Teil A
Für Vermieter: Wechsel der Mietverwaltung
Sie sind selbst Vertragspartner der Verwaltung und kündigen selbst. Entscheidend ist, was in Ihrem Verwaltervertrag steht.
- Verwaltervertrag prüfen
Laufzeit, Kündigungsfrist, Kündigungstermin (häufig das Jahresende), vorgeschriebene Form und eine mögliche automatische Verlängerung heraussuchen.
- Neue Verwaltung auswählen und Starttermin abstimmen
Angebote vergleichen – Leistungsumfang, Erreichbarkeit, fester Ansprechpartner – und den Übernahmestichtag passend zum Vertragsende festlegen.
- Fristgerecht schriftlich kündigen
Kündigung von allen Eigentümern unterschreiben lassen und so versenden, dass der Zugang nachweisbar ist. Maßgeblich ist der Tag des Zugangs, nicht der Absendung.
- Unterlagen anfordern
Mietverträge mit Nachträgen, Mieterliste, Betriebskostenabrechnungen und Belege der letzten Jahre, Wartungs- und Dienstleisterverträge, Schlüsselverzeichnis, Energieausweis, laufender Schriftverkehr.
- Kautionen übergeben lassen
Für jede Wohnung den Nachweis der Kautionsanlage samt aktuellem Stand anfordern. Mietkautionen müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt sein (§ 551 Abs. 3 BGB).
- Konten und Zahlungen klären
Abrechnung der Verwaltung zum Stichtag verlangen, Guthaben auszahlen lassen, Mietkonto, Daueraufträge und Lastschriften umstellen.
- Zählerstände zum Stichtag festhalten
Allgemeinstrom, Wasser, Gas bzw. Wärme ablesen und mit Datum dokumentieren – am besten mit Foto.
- Versicherungen prüfen
Policen (Gebäude, Haftpflicht) und laufende Schadensfälle übergeben lassen; Versicherer über den neuen Ansprechpartner informieren.
- Handwerker- und Dienstleister-Kontakte sichern
Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege, Wartungsfirmen für Heizung und Aufzug – mit Ansprechpartnern und Vertragsständen.
- Mieter informieren
Schriftlich den neuen Ansprechpartner und – falls sie sich ändert – die neue Bankverbindung mitteilen. Das Schreiben sollte vom Eigentümer kommen oder eine Vollmacht enthalten.
- Offene Vorgänge übernehmen
Mietrückstände und Mahnverfahren, gemeldete Mängel, beauftragte Reparaturen. Klären, wer die noch ausstehende Betriebskostenabrechnung erstellt – sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Übergabeprotokoll unterschreiben
Alle übergebenen Unterlagen, Schlüssel und Gelder auflisten; alte und neue Verwaltung bzw. Eigentümer unterschreiben.
Teil B
Für Eigentümergemeinschaften: Verwalterwechsel in der WEG
In der WEG entscheidet die Eigentümerversammlung: Sie beruft den bisherigen Verwalter ab und bestellt den neuen.
- Bestellzeit und Verwaltervertrag prüfen
Wann endet die Bestellung, wie lange läuft der Vertrag? Am einfachsten ist der Wechsel zum Ende der Bestellzeit – dann laufen Amt und Vertrag gemeinsam aus.
- Angebote neuer Verwaltungen einholen
In der Regel bereitet der Verwaltungsbeirat den Vergleich vor: Leistungsumfang, Erreichbarkeit, Vertragslaufzeit, Vertragsentwurf.
- Tagesordnungspunkte in die Einladung aufnehmen
„Abberufung des Verwalters“, „Bestellung eines neuen Verwalters“ und „Abschluss des Verwaltervertrags“. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG).
- Eigentümerversammlung einberufen
Ordentliche Versammlung nutzen oder eine außerordentliche verlangen: Der Verwalter muss einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).
- Abberufung beschließen
Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
- Ende des Verwaltervertrags klären
Der Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Bis dahin kann die Vergütung weiterlaufen – Kündigung zum frühestmöglichen Termin mitbeschließen.
- Neuen Verwalter bestellen und Vertrag beschließen
Bestellzeit festlegen – höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Im Beschluss festhalten, wer den Vertrag für die Gemeinschaft unterschreibt.
- Niederschrift unterschreiben lassen
Die Niederschrift unterschreiben der Versammlungsvorsitzende, ein Wohnungseigentümer und – falls ein Beirat bestellt ist – dessen Vorsitzender oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Der neue Verwalter braucht sie unter anderem für die Bank.
- Verwaltungsunterlagen übergeben lassen
Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Eigentümerliste, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Belege, Verträge, Versicherungspolicen, Pläne, Schlüssel, laufender Schriftverkehr.
- Versammlungsprotokolle und Beschlusssammlung
Alle Niederschriften und die fortlaufend geführte Beschluss-Sammlung müssen vollständig übergeben werden – sie sind das Gedächtnis der Gemeinschaft.
- Konten der Gemeinschaft umstellen
Verfügungsberechtigung für die Gemeinschaftskonten auf den neuen Verwalter ändern, Kontoauszüge bis zum Stichtag anfordern, Lastschriften und Daueraufträge prüfen.
- Erhaltungsrücklage nachweisen lassen
Stand der Rücklage zum Stichtag per Kontoauszug belegen lassen und mit dem letzten Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) abgleichen.
- Abrechnung zum Stichtag
Der bisherige Verwalter legt über Einnahmen und Ausgaben bis zum Übergabetag Rechnung. Offene Hausgelder und unbezahlte Rechnungen auflisten lassen.
- Eigentümer, Dienstleister und Versicherer informieren
Der neue Verwalter stellt sich bei allen Eigentümern vor und meldet sich bei Versorgern, Handwerkern, Hausmeister und Versicherungen.
- Übergabeprotokoll unterschreiben
Übergebene Unterlagen, Schlüssel und Kontostände auflisten; bisheriger und neuer Verwalter unterschreiben, der Beirat erhält eine Kopie.
Hinweis: Diese Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind Ihr Verwaltervertrag sowie – bei einer WEG – Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.