Ratgeber
Jahresabrechnung der WEG prüfen: Darauf sollten Beiräte und Eigentümer achten
Was in die Abrechnung gehört, was der Beirat prüfen soll – und acht Prüfschritte, mit denen Sie Fehler erkennen, bevor die Versammlung beschließt.
Das Wichtigste in Kürze
- Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf; die Eigentümer beschließen über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).
- Der Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung vorher prüfen und mit einer Stellungnahme versehen (§ 29 Abs. 2 WEG).
- Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Der wichtigste Test ist der Kontenabgleich: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Endbestand.
- Ein Beschluss kann nur innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung angefochten werden (§ 45 WEG).
Grundlagen
Was die Jahresabrechnung ist – und was nicht
Über das Jahr zahlen alle Eigentümer Hausgeld als Vorschuss. Die Jahresabrechnung zeigt, was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde. Das Gesetz beschreibt sie als Abrechnung über den Wirtschaftsplan, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Abs. 2 WEG).
In der Praxis besteht sie aus drei Teilen:
- Gesamtabrechnung – alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr.
- Einzelabrechnung – der Anteil jeder Wohnung, die gezahlten Vorschüsse und das Ergebnis für den einzelnen Eigentümer.
- Vermögensbericht – der Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens; er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).
Wichtig seit der WEG-Reform 2020: Die Eigentümerversammlung beschließt nicht mehr „die Abrechnung“ als Zahlenwerk, sondern die Zahlungspflichten, die sich daraus ergeben – also Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse.
Beirat
Was der Verwaltungsbeirat prüfen soll
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer beschließen (§ 29 Abs. 2 WEG). Das Gesetz schreibt nicht vor, wie die Prüfung abläuft. Bewährt hat sich ein gemeinsamer Termin mit der Verwaltung, bei dem Kontoauszüge und Belegordner vorliegen und Fragen direkt geklärt werden.
Die Stellungnahme muss kein Gutachten sein. Es genügt, kurz festzuhalten, was geprüft wurde, was aufgefallen ist und ob der Beirat den Eigentümern die Beschlussfassung empfiehlt. Mehr zur Rolle des Beirats lesen Sie auf unserer Seite Für Beiräte.
Jahresabrechnung prüfen in acht Schritten
Die folgende Reihenfolge führt vom Groben ins Feine – wer wenig Zeit hat, beginnt mit Schritt 1 und 5.
1. Geht die Rechnung auf? Der Kontenabgleich
Der wichtigste Test: Anfangsbestand der Bankkonten plus alle Einnahmen minus alle Ausgaben muss den Endbestand der Konten zum 31. Dezember ergeben. Lassen Sie sich die Kontoauszüge zum Jahresanfang und Jahresende zeigen. Stimmt diese Rechnung nicht, ist die Abrechnung nicht schlüssig.
2. Sind die Ausgaben belegt?
Prüfen Sie stichprobenartig – bei größeren Beträgen vollständig –, ob zu jeder Ausgabe eine Rechnung vorliegt, ob sie die Gemeinschaft betrifft und ob sie im richtigen Jahr gebucht wurde. Bei größeren Aufträgen lohnt der Blick in die Beschlusssammlung: Gab es dazu einen Beschluss?
3. Stimmen die Verteilerschlüssel?
Jede Kostenart muss nach dem richtigen Schlüssel verteilt sein: nach Miteigentumsanteilen, soweit Gemeinschaftsordnung oder Beschlüsse nichts anderes bestimmen. Vergleichen Sie die Schlüssel mit der Gemeinschaftsordnung und mit dem Vorjahr – Abweichungen brauchen eine Grundlage.
4. Sind die Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet?
Bei einer Zentralheizung gehört die Heizkostenabrechnung des Messdienstes dazu. Prüfen Sie, ob die Gesamtkosten aus der Heizkostenabrechnung mit den gebuchten Brennstoff- und Wartungskosten zusammenpassen.
5. Ist die Erhaltungsrücklage vollständig vorhanden?
Vergleichen Sie den ausgewiesenen Stand der Rücklage mit dem tatsächlichen Kontostand. Wurden die beschlossenen Zuführungen wirklich eingezahlt? Sind Entnahmen durch einen Beschluss gedeckt? Der Vermögensbericht muss den Stand der Rücklagen ausweisen.
6. Gibt es Hausgeldrückstände?
Die Abrechnung sollte erkennen lassen, ob einzelne Eigentümer mit Zahlungen im Rückstand sind – und was die Verwaltung dagegen unternommen hat. Rückstände fehlen der Gemeinschaft als Liquidität.
7. Passt die Abrechnung zum Wirtschaftsplan?
Stellen Sie Plan und Ergebnis nebeneinander. Größere Abweichungen – zum Beispiel deutlich höhere Reparatur- oder Energiekosten – sollte die Verwaltung erklären können. Sie sind zugleich der Hinweis, den nächsten Wirtschaftsplan anzupassen.
8. Ist die Einzelabrechnung nachvollziehbar?
Jeder Eigentümer sollte in seiner Einzelabrechnung sehen, welcher Anteil auf seine Wohnung entfällt, welche Vorschüsse er gezahlt hat und welcher Nachschuss oder welche Anpassung sich daraus ergibt.
Für Vermieter
Vermietete Wohnung: aus der WEG-Abrechnung wird die Nebenkostenabrechnung
Wer seine Eigentumswohnung vermietet, braucht die Jahresabrechnung als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Umgelegt werden dürfen nur die Betriebskosten – Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bleiben beim Eigentümer. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden; danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Viele Abrechnungen weisen außerdem die Beträge für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gesondert aus – hilfreich für die Steuererklärung.
Diese Arbeit nimmt Ihnen unsere Sondereigentumsverwaltung ab. Was unsere WEG-Verwaltung bei Wirtschaftsplan und Abrechnung leistet, lesen Sie auf der Leistungsseite.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Jahresabrechnung der WEG – kurz erklärt
Wer prüft die Jahresabrechnung der WEG?
Die Jahresabrechnung soll vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor die Wohnungseigentümer beschließen (§ 29 Abs. 2 WEG). Unabhängig davon kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) – also auch in Belege und Kontoauszüge.
Worüber beschließt die Eigentümerversammlung eigentlich?
Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Jahresabrechnung ist die Grundlage dafür – Gegenstand des Beschlusses sind die Zahlungspflichten, die sich aus ihr ergeben.
Was gehört zur Jahresabrechnung?
Die Abrechnung über den Wirtschaftsplan mit den Einnahmen und Ausgaben des Jahres – üblicherweise als Gesamtabrechnung für das Haus und als Einzelabrechnung je Wohnung. Zusätzlich erstellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens (§ 28 Abs. 4 WEG).
Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt kein festes Datum; die Abrechnung ist nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen. Für vermietende Eigentümer ist eine zügige Abrechnung wichtig, weil sie ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen müssen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was kann ich tun, wenn ich die Abrechnung für falsch halte?
Sprechen Sie zuerst Verwaltung und Beirat an – viele Unklarheiten lassen sich vor der Versammlung klären. Wird trotzdem beschlossen, kann ein Wohnungseigentümer den Beschluss gerichtlich anfechten. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden (§ 45 WEG). Lassen Sie sich dazu rechtlich beraten.
Ist die Jahresabrechnung der WEG auch die Nebenkostenabrechnung für meinen Mieter?
Nein. Die Einzelabrechnung enthält auch Kosten, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen – etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Für den Mieter muss daraus eine eigene Betriebskostenabrechnung erstellt werden.