Ratgeber · Checkliste
Verwaltervertrag: Was drinstehen sollte
Der Verwaltervertrag regelt, was Ihre Hausverwaltung tut, was es kostet und wie Sie wieder herauskommen. Zehn Punkte, auf die Vermieter und Eigentümergemeinschaften vor der Unterschrift achten sollten. Stand: Oktober 2026.
Von Marc-André LasarzInhaber Malos Immobilien · Geprüfter Immobilienfachwirt (IHK)Das Wichtigste in Kürze
- Der wichtigste Teil ist die Leistungsbeschreibung – je konkreter, desto weniger Streit.
- Alle Sondervergütungen gehören mit Anlass und Höhe in den Vertrag, sonst lassen sich Angebote nicht vergleichen.
- In der WEG darf der Verwalter höchstens fünf Jahre bestellt werden (beim ersten Mal drei) und kann jederzeit abberufen werden.
- Gelder gehören auf Konten des Eigentümers oder der Gemeinschaft, Kautionen getrennt angelegt.
- Regeln Sie schon zu Beginn, wie Unterlagen und Gelder bei Vertragsende herausgegeben werden.
Miet- oder WEG-Verwaltung: zwei Arten von Verträgen
Bei der Mietverwaltung schließen Sie als Eigentümer den Vertrag selbst – für Ihr Haus oder, als Sondereigentumsverwaltung, für Ihre vermietete Eigentumswohnung. Inhalt und Laufzeit sind weitgehend frei verhandelbar.
Bei der WEG-Verwaltung ist es zweistufig: Die Eigentümerversammlung bestellt den Verwalter per Beschluss, und auf dieser Grundlage schließt die Gemeinschaft den Verwaltervertrag. Hier setzt das Wohnungseigentumsgesetz einige Grenzen, etwa bei der Laufzeit. Die folgenden zehn Punkte gelten für beide Vertragsarten.
Punkte 1–5
Grundlagen, Leistungen und Geld
1. Vertragspartner und Objekt
Wer schließt den Vertrag mit wem – und für welches Objekt genau? Bei der Mietverwaltung ist Vertragspartner der Eigentümer (bei mehreren Eigentümern alle gemeinsam). In der WEG schließt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer den Vertrag, vertreten in der Regel durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen per Beschluss ermächtigten Eigentümer.
Tipp: Adresse, Einheiten und gegebenenfalls Garagen oder Stellplätze vollständig aufführen.
2. Laufzeit und Kündigung
Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung gehören klar in den Vertrag. In der WEG darf der Verwalter höchstens fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach Entstehen der Gemeinschaft höchstens drei Jahre. Er kann jederzeit abberufen werden; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Tipp: Achten Sie auf automatische Verlängerungen. Bei Verträgen mit Privatpersonen als Verbrauchern kann das AGB-Recht lange Erstlaufzeiten und stillschweigende Verlängerungen begrenzen.
3. Leistungsbeschreibung
Der wichtigste Teil des Vertrags: Was genau gehört zu den Grundleistungen? Bei der Mietverwaltung etwa Mieteingang und Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Mieterkommunikation, Instandhaltung. In der WEG Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Eigentümerversammlung und Beschlussumsetzung.
Tipp: Je konkreter die Liste, desto weniger Streit über „Das gehört nicht dazu“.
4. Vergütung und Sondervergütungen
Üblich ist eine monatliche Grundvergütung je Einheit. Dazu kommen häufig Sondervergütungen für Leistungen außerhalb des Alltags – zum Beispiel zusätzliche Versammlungen, gerichtliche Mahnverfahren, die Neuvermietung oder die Begleitung größerer Baumaßnahmen.
Tipp: Jede Sondervergütung sollte mit Anlass und Höhe im Vertrag stehen. Ein Satz wie „sonstige Leistungen nach Aufwand“ ohne Stundensatz ist zu ungenau.
5. Vollmacht und Befugnisse
Was darf die Verwaltung in Ihrem Namen tun? Mietverträge abschließen und kündigen, Mieterhöhungen aussprechen, Handwerker beauftragen, Behörden gegenüber auftreten? Eine gesonderte Vollmachtsurkunde hilft der Verwaltung, sich gegenüber Dritten auszuweisen.
Punkte 6–10
Befugnisse, Kontrolle und Vertragsende
6. Wertgrenzen für Aufträge
Bis zu welchem Betrag darf die Verwaltung Reparaturen ohne Rückfrage beauftragen? Eine klare Grenze hält kleine Reparaturen schnell und schützt vor Überraschungen bei großen. Für Notfälle – etwa einen Rohrbruch – sollte die Verwaltung unabhängig vom Betrag sofort handeln dürfen.
Tipp: Für größere Aufträge regeln, ob Vergleichsangebote eingeholt werden.
7. Konten und Gelder
Mieten und Hausgeld gehören auf Konten des Eigentümers oder der Gemeinschaft, nicht auf ein Geschäftskonto der Verwaltung. Mietkautionen müssen getrennt vom übrigen Vermögen angelegt werden. Der Vertrag sollte regeln, wer Zugriff hat und wie Sie Einblick erhalten.
8. Berichte und Belegeinsicht
Wie oft und in welcher Form erhalten Sie einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und den Zustand des Objekts? Wann ist die Nebenkosten- bzw. Jahresabrechnung fertig? Wie können Sie Belege einsehen?
9. Haftung und Versicherung
Wer Wohnimmobilien für andere verwaltet, braucht eine Berufshaftpflichtversicherung. Haftungsbeschränkungen auf leichte Fahrlässigkeit sind verbreitet; für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit kann die Haftung in vorformulierten Verträgen nicht ausgeschlossen werden.
10. Ende des Vertrags: Herausgabe und Übergabe
Was passiert, wenn der Vertrag endet? Die Verwaltung muss alles herausgeben, was sie für Sie erlangt hat – Unterlagen, Schlüssel, Gelder – und Rechenschaft ablegen. Gut ist eine Regelung, bis wann das geschieht und dass für die laufende Abrechnung zusammengearbeitet wird.
Vorsicht
Sechs Warnsignale im Vertragsentwurf
- Der Vertrag nennt nur eine Pauschale, aber keine Liste der Leistungen und Sondervergütungen.
- Die Laufzeit ist sehr lang und verlängert sich automatisch um mehrere Jahre.
- Gelder sollen über ein Konto der Verwaltung laufen.
- Es gibt keine Wertgrenze – die Verwaltung darf unbegrenzt Aufträge vergeben.
- Die Haftung der Verwaltung ist pauschal und vollständig ausgeschlossen.
- Zur Herausgabe der Unterlagen bei Vertragsende steht nichts drin.
Welche Fragen Sie schon im Erstgespräch stellen sollten, zeigt der Ratgeber Hausverwaltung auswählen: 15 Fragen vor dem Vertrag. Marktübliche Preise finden Sie unter Was kostet eine Hausverwaltung?. Und wenn Sie aus einem bestehenden Vertrag heraus möchten: Hausverwaltung kündigen (mit Muster) und Hausverwaltung wechseln.
Malos Immobilien
Fragen Sie uns gern danach
Wir sind eine inhabergeführte Hausverwaltung mit Sitz in der Katharinenstraße in Osnabrück. Fragen Sie uns im Erstgespräch gern nach unserem Vertrag und gehen Sie die zehn Punkte dieser Liste mit uns durch – wir beantworten Ihre Fragen persönlich. Mehr über uns lesen Sie auf der Seite Über uns.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Verwaltervertrag – kurz erklärt
Was gehört in einen Verwaltervertrag?
Mindestens: Vertragspartner und Objekt, Laufzeit und Kündigung, eine konkrete Leistungsbeschreibung, Grundvergütung und alle Sondervergütungen, Vollmacht und Wertgrenzen für Aufträge, Regeln zu Konten und Geldern, Berichtspflichten, Haftung sowie die Herausgabe von Unterlagen und Geldern bei Vertragsende.
Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?
In der WEG darf der Verwalter höchstens fünf Jahre bestellt werden, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre; eine erneute Bestellung ist möglich. Bei der Mietverwaltung ist die Laufzeit frei vereinbar. Verbreitet sind ein bis drei Jahre mit Verlängerung und Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten zum Jahresende.
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Verwaltervertrag in der WEG?
Die Bestellung ist der Beschluss der Eigentümerversammlung, der den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft macht. Der Verwaltervertrag regelt die Einzelheiten der Zusammenarbeit – Leistungen, Vergütung, Haftung. Wird der Verwalter abberufen, endet der Vertrag spätestens sechs Monate danach.
Darf ich einen Verwaltervertrag vorher prüfen lassen?
Ja, und das ist sinnvoll. Eine seriöse Verwaltung schickt Ihnen den Vertragsentwurf vorab und beantwortet Fragen dazu. In der WEG sollte der Entwurf mit der Einladung zur Versammlung verschickt werden, damit alle Eigentümer ihn kennen.
Wer bekommt die Unterlagen, wenn der Vertrag endet?
Der Eigentümer bzw. die Gemeinschaft – oder direkt die neue Verwaltung. Die bisherige Verwaltung muss alles herausgeben, was sie aus der Verwaltung erlangt hat, und Rechenschaft ablegen. Wie Sie dabei vorgehen, zeigt unser Ratgeber zum Wechsel der Hausverwaltung.
Quellen
Rechtsgrundlagen zum Nachlesen
Die in diesem Ratgeber genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut – bereitgestellt vom Bundesministerium der Justiz auf gesetze-im-internet.de.
- § 9b WEG – Vertretung der Gemeinschaft, auch beim Verwaltervertrag
- § 26 WEG – Bestellung und Abberufung des Verwalters, Höchstdauer, Ende des Verwaltervertrags
- § 675 BGB – Entgeltliche Geschäftsbesorgung
- § 666 BGB – Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
- § 667 BGB – Herausgabepflicht
- § 309 BGB – Klauselverbote in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (u. a. Nr. 7 Haftung, Nr. 9 Laufzeit)
- § 551 BGB – Anlage der Mietkaution getrennt vom Vermögen des Vermieters
- § 15 MaBV – Berufshaftpflichtversicherung des Wohnimmobilienverwalters
Gesetze ändern sich. Maßgeblich ist immer der aktuelle Gesetzestext; dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.